Effiziente EDI-Integration in Dynamics 365 – Prozesse automatisieren und Kosten senken

Was macht EDI eigentlich?

Electronic Data Interchange, kurz EDI, ist der automatisierte, standardisierte Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen den IT-Systemen zweier Unternehmen. Dazu gehören Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine und viele andere Arten von Dokumenten. Im Gegensatz zu manuellen Übertragungsmethoden wie E-Mail wird diese Information direkt von System zu System übertragen – ohne menschliches Eingreifen und ohne Medienbrüche.

Standardisierte Datenformate werden verwendet, um sicherzustellen, dass EDI funktioniert. Sie definieren, wie die Informationen strukturiert sind, sodass die Systeme aller beteiligten Partner sie verstehen und verarbeiten können. Dieser Grad an Standardisierung ist der Schlüssel zu reibungslosen, fehlerfreien und schnellen Geschäftsprozessen – insbesondere wenn eine große Anzahl von Partnern beteiligt ist.

Warum EDI heute unverzichtbar ist

Das Volumen der Geschäftstransaktionen nimmt ständig zu. Die Lieferketten werden komplexer, die Kundenanforderungen steigen, und Unternehmen arbeiten mit einer wachsenden Anzahl internationaler Partner.

Mit EDI können Unternehmen Prozesse beschleunigen, Kosten senken und Fehlerquellen eliminieren. Bestellungen, die früher mehrere Stunden oder sogar Tage zur Bearbeitung benötigten, können nun innerhalb von Sekunden im ERP-System ankommen. Tippfehler, doppelte Eingaben oder falsche Artikelnummern werden durch Automatisierung nahezu ausgeschlossen.

Darüber hinaus verlangen viele große Handelspartner jetzt EDI-fähige Schnittstellen. Diejenigen, die dies nicht anbieten können, riskieren zusätzliche Kosten für die manuelle Verarbeitung oder sogar den Ausschluss von Projekten und Ausschreibungen. Kurz gesagt, EDI ist nicht nur ein Effizienzthema für viele Branchen, sondern auch ein Zugang zum Markt.

Wie ein EDI-System funktioniert

Ein EDI-System ist im Wesentlichen ein Übersetzer und Vermittler zwischen internen Anwendungen (z. B. ERP, CRM oder Lagerverwaltungssystem) und den Systemen von Geschäftspartnern. Der Prozess kann in vier Hauptschritte unterteilt werden:

• Datenerfassung: Das interne System erstellt ein Dokument, z. B. eine Bestellung.

• Konvertierung (Mapping): Die internen Daten werden in das standardisierte EDI-Format übersetzt.

• Sichere Übertragung: Die Nachricht wird über ein Kommunikationsprotokoll wie AS2, SFTP oder ein Value-Added Network (VAN) an den Partner gesendet.

• Integration beim Empfänger: Das empfangende System übersetzt die Nachricht in das interne Format und verarbeitet sie automatisch.

Moderne EDI-Systeme bieten auch Überwachung, Fehlermanagement, Archivierung und Partnermanagement an.

EDI-Integration: Der entscheidende Schritt

Die Einführung eines EDI-Systems ist nur der Anfang. EDI kann sein volles Potenzial nur durch nahtlose Integration in die Unternehmenskernaus Systeme entfalten – vor allem in das ERP.

Die EDI-Integration umfasst die Erstellung bidirektionaler Schnittstellen: Eingehende EDI-Dokumente werden automatisch im ERP-System gebucht, während ausgehende Dokumente aus dem ERP-System in das EDI-Format umgewandelt und versendet werden. Dies erfordert nicht nur die Berücksichtigung technischer Aspekte, sondern auch der Geschäftslogik, Validierungen und Sonderfälle. Nur so lässt sich Medienbrüche vermeiden und ein vollständig automatisierter Prozess realisieren.

Wie wir Sie bei EDI-Projekten unterstützen!

Wir begleiten Sie von der Analyse über die Implementierung bis zum Betrieb vollständiger EDI-Lösungen – mit einem besonderen Fokus auf die Integration in Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management.

1. Analyse & Strategieentwicklung:Wir beginnen mit der Kartierung der vorhandenen Systemlandschaft, der aktuellen Geschäftsprozesse und der Anforderungen der Geschäftspartner. Diese Informationen werden genutzt, um eine Integrationsstrategie zu entwickeln, die kurz- und langfristige Ziele berücksichtigt.

2. Technische Umsetzung:Wir erstellen die notwendigen Datenzuordnungen, richten Konverter und sichere Kommunikationskanäle ein und integrieren das EDI-System nahtlos in das ERP. Besonders Augenmerk wird auf automatisierte Fehlerüberprüfungen, Eskalationsmechanismen und Monitoring gelegt, das Störungen sofort erkennt.

3. Betrieb & Weiterentwicklung:Auch nach dem Go-Live bleiben wir Ihr aktiver Partner. Änderungen an Formaten, Partneranforderungen oder regulatorischen Vorgaben werden zuverlässig umgesetzt. Darüber hinaus bieten wir Schulungen, Unterstützung und Managed Services an, um die EDI-Prozesse langfristig stabil zu halten.

Praktisches Beispiel: Höhere Effizienz durch automatisierte Bestellprozesse

Ein mittelständischer Zulieferer im Maschinenbau erhielt Bestellungen von über 30 verschiedenen Partnern – alle in leicht unterschiedlichen Formaten. Die manuelle Eingabe in das ERP-System führte regelmäßig zu Verzögerungen und Fehlern.

Eine EDI-Lösung, die eingehende Bestellungen automatisch erkennt, sie in das interne Format umwandelt und im ERP-System erstellt, vereinfacht diesen Prozess erheblich. Gleichzeitig wird eine Bestellbestätigung generiert und an den Partner zurückgesendet. Das Ergebnis: 80 % weniger Bearbeitungszeit, deutlich weniger Fehler und ein spürbarer Anstieg der Kundenzufriedenheit.

EDI als strategischer Wettbewerbsvorteil

Die EDI-Integration ist viel mehr als ein technisches Projekt – es ist ein entscheidender Schritt in Richtung Prozessautomatisierung, erhöhte Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Unternehmen, die frühzeitig in eine stabile EDI-Infrastruktur investieren, profitieren nicht nur von geringeren Kosten, sondern auch von einer besseren Position auf dem Markt.

Möchten Sie Ihre Geschäftsprozesse beschleunigen und Medienbrüche beseitigen? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches EDI-Audit und erfahren Sie, wie wir Ihre Prozesse zukunftssicher machen können.