E-Rechnung leicht gemacht: So werden Ihre Rechnungsprozesse stressfrei und fit für die Zukunft

Eine neue Ära der Rechnungsstellung beginnt in vielen europäischen Ländern: Die elektronische Rechnung – kurz E-Rechnung – wird zunehmend verpflichtend. Was zunächst nach einer technischen Herausforderung klingt, lässt sich mit dem richtigen System nahtlos in bestehende Prozesse integrieren.

Das Ziel: Ihre Mitarbeiter erstellen Rechnungen wie gewohnt – das System sorgt automatisch dafür, dass diese den gesetzlichen E-Rechnungsstandards entsprechen. Kein Mehraufwand, keine zusätzlichen Schritte, keine komplizierten Änderungen.

Der Hintergrund:

Seit 2020 verlangt die EU-Richtlinie 2014/55/EU, dass öffentliche Auftraggeber innerhalb der EU elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format akzeptieren. Dies schuf die Grundlage für einheitliche, digitale und interoperable Rechnungsprozesse im europäischen Binnenmarkt.

Während die Richtlinie ursprünglich nur für den B2G-Bereich (Business-to-Government) galt, weiten viele Länder die Pflicht inzwischen auf B2B-Transaktionen (Business-to-Business) aus – darunter Deutschland, Frankreich, Polen und Italien.

Das Ziel:

• Mehr Effizienz und Transparenz bei der Rechnungsbearbeitung

• Automatisierte Prozesse und weniger Papier

• Standardisierung durch die europäische Norm EN 16931 (z.B. über das PEPPOL BIS Billing 3.0 Format)

Deutschland als Beispiel: Pflicht zur E-Rechnung ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 folgt Deutschland dem EU-weiten Trend:

Ab diesem Datum müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen zu empfangen.

Ab 2027 wird die Ausstellung strukturierter E-Rechnungen für große Unternehmen (Umsatz > 800.000 €) verpflichtend, und ab 2028 für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich. Papier- oder reine PDF-Rechnungen sind dann nur noch in Ausnahmefällen zulässig.

Das schafft Handlungsbedarf für Unternehmen – aber kein Grund zur Sorge: Mit der richtigen Lösung verläuft der Übergang einfach und reibungslos.

So funktioniert ein moderner E-Rechnungsprozess – ohne Mehraufwand

Idealerweise sollte ein modernes E-Rechnungssystem vollständig in Ihre bestehenden Finanz- und ERP-Prozesse integriert sein.

Microsoft Dynamics FSCM stellt Ihnen Werkzeuge zur Verfügung, um diesem Bedarf integriert gerecht zu werden – also als Teil des regulären Kundenabrechnungsprozesses, aber mit erweitertem Funktionsumfang zur Erstellung von E-Rechnungen und deren Kommunikation/Übermittlung im erwarteten XML-Format.

Flexibilität bei nationalen Anforderungen

Grundsätzlich sollen Prozesse und Strukturen innerhalb der EU standardisiert werden. Obwohl die Regierungen gemeinsame E-Rechnungsstrukturen annehmen, verlangen einige Länder unterschiedliche oder zusätzliche Angaben, was zusätzliche Felder oder Daten erfordert.

Die EU-Norm EN 16931 definiert daher einheitliche Kernfelder für E-Rechnungen – die in manchen Ländern erweitert werden müssen.

Beispiel: Im europäischen Format PEPPOL BIS Billing 3.0 sind bestimmte Felder wie „AdditionalAccountID“ aus den Abschnitten „AccountingSupplierParty“ und „AccountingCustomerParty“ optional. In Österreich sind sie für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (z.B. über Bundesbeschaffung GmbH – BBG) jedoch verpflichtend.

F&O ermöglicht Unternehmen, zu entscheiden, ob ein Feld enthalten sein soll und welches Datenfeld aus dem System verwendet wird. Im Beispiel wurden die beiden Felder wie folgt zugeordnet: „CompanyInfo.TaxRepresentative“ und „Customer.GovernmentId“, wie in den Abbildungen 1 und 2 gezeigt.

Abbildung 1. Designer für elektronische Berichtsformate zeigt das Tag „AdditionalAccountID“ aus dem Abschnitt „AccountingSupplierParty“, zugeordnet zu „CompanyInfo.TaxRepresentative“

Abbildung 2. Designer für elektronisches Berichtsformat zeigt das Tag ‚AdditionalAccountID‘ aus dem Abschnitt ‚AccountingCustomerParty‘, abgebildet auf ‚Customer.GovernmentId‘

Automatisierung: Einmal eingerichtet, läuft alles automatisch

Sobald Sie die relevanten E-Rechnungsfelder in Ihren Stammdaten (z.B. Kundendaten, Unternehmensinformationen, siehe Abbildungen 3 und 4) gepflegt haben, übernimmt das System den Rest: Beim Erstellen der Rechnung werden alle Informationen automatisch ins korrekte XML-Format übertragen, ohne zusätzliche Schritte.

Abbildung 3. Einrichtung der BBG-Partnernummer des Rechnungsempfängers auf Ebene der Kundenkarte

Abbildung 4. Einrichtung der BBG-Partnernummer von Biller auf Ebene der Rechtseinheitenkarte

Anpassungen können jederzeit bei Bedarf vorgenommen werden – ohne Quellcode-Änderungen.

Abbildung 5. Ergebnis in XML-Datei bereit zur Einreichung

Dies verwandelt eine gesetzliche Pflicht in einen automatisierten Prozess, der Ihre Workflows noch effizienter macht.

Der F&O-Arbeitsbereich für elektronische Berichte bietet maximale Flexibilität:

• Zusätzliche Felder lassen sich leicht hinzufügen

• Die Zuordnung zwischen Systemdaten und E-Rechnungsfeldern kann ohne Programmierung angepasst werden, um den Prozess an die Datenstrukturen des Unternehmens anzupassen

• Gesetzliche Änderungen können schnell umgesetzt werden

So bleiben Sie rechtlich konform – und flexibel, falls sich nationale Anforderungen ändern.

Mit anderen Worten: Ihre Mitarbeiter erstellen Rechnungen wie gewohnt – während das System im Hintergrund automatisch sicherstellt, dass:

• die Rechnung im richtigen XML-Format erstellt wird (z.B. PEPPOL / EN 16931),

• länderspezifische Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind, und

• die elektronische Übermittlung an das Empfängersystem regelkonform erfolgt.

Typische Bedenken – und wie sie sich leicht ausräumen lassen

Bedenken	Antwort
„Das klingt kompliziert – wir müssen alles neu lernen.“	Moderne E-Rechnungssysteme sind voll integriert. Ihre Mitarbeiter können Rechnungen wie bisher ausstellen.
„Was passiert, wenn sich Gesetze ändern?“	Cloud-basierte Systeme kümmern sich automatisch um Updates – Gesetzesänderungen werden ohne Unterbrechung Ihrer Prozesse umgesetzt.
„Wir haben noch Zeit – warum jetzt starten?“	Eine frühe Umsetzung bietet Planungssicherheit, reduziert Risiken und vermeidet Engpässe kurz vor der Frist.

Wie man Schritt für Schritt startet

1. Bestandsaufnahme: Prüfen Sie, ob Ihre Systeme E-Rechnungen empfangen und senden können.

2. Anforderungen prüfen: Welche Formate werden in Ihrem Land verwendet (z.B. PEPPOL, XRechnung, FatturaPA etc.)?

3. E-Rechnung aktivieren: Wählen Sie eine Lösung, die EN 16931-konform und flexibel anpassbar ist.

4. Mapping & Testphase: Verknüpfen Sie Ihre bestehenden Datenfelder mit den E-Rechnungsfeldern und testen Sie Musterrechnungen.

5. Schulung & Go-Live: Ihre Mitarbeiter bleiben im gewohnten Prozess – nur die Technik im Hintergrund ändert sich.

6. Wartung & Updates: Gesetzliche Anpassungen werden funktional umgesetzt – ohne zusätzlichen technischen Aufwand.

Fazit: E-Rechnung – kein Hindernis, sondern eine Chance

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ist kein bürokratisches Hindernis, sondern eine Chance, Ihre Prozesse zu modernisieren.

Mit einem integrierten und flexiblen System können Sie:

• Ihre bestehenden Prozesse beibehalten,

• rechtzeitig und gesetzeskonform handeln,

• manuelle Schritte eliminieren,

• Fehler reduzieren und

• zukünftige Änderungen problemlos umsetzen.
  

Starten Sie jetzt – und machen Sie Ihre Rechnungsprozesse fit für die Zukunft. Denn was heute freiwillig ist, wird morgen verpflichtend – und mit dem richtigen System heißt das: kein Aufwand, kein Stress, kein Risiko.