70% scheitern: So gelingt Ihr ERP-Projekt trotzdem

Die Einführung ist ebenso wie der Wechsel eines ERP-Systems ein komplexes und ressourcenintensives Projekt. Nicht selten scheitern ERP-Projekte vor, oder kurz nach der Einführung. Auch ein Wechsel stellt den Projektmanager oft vor große Herausforderungen.  

Laut Gartner scheitern bis 2027 voraussichtlich mehr als 70% aller ERP-Projekte, 25% davon sogar katastrophal. Die Ursachen dafür sind vielfältig wobei sich viele davon auf wiederkehrende Probleme und strukturelle Defizite zurückführen lassen.  

Häufige Ursachen für das Scheitern von ERP-Projekten 

Eine Faustregel besagt, dass 10% bis 20% des Aufwands bzw. Projektbudgets in die Vorbereitung investiert werden sollen. Zu den häufigsten Ursachen für das Scheitern von ERP-Projekten zählen: 

• Lücken im Pflichtenheft: Unvollständige oder unklare Anforderungen im Pflichteneheft. 

• Unzureichende ERP-System Auswahl: Das ERP-System wird oft anhand von Funktionen ausgewählt sollte aber auf den fachlichen Anforderungen basieren.  

• Mangelnde Veränderungsbereitschaft: Alte Prozesse werden nachgebildet, anstatt neue optimierte Prozesse zu entwickeln.  

• Überforderung und fehlende Unterstützung: ERP-Großprojekte überlasten das Unternehmen, wenn es an externer Hilfe mangelt. 

• Mangelnde Dokumentation und unklare Verantwortlichkeiten: Ohne klare Verantwortlichkeiten und Dokumentationen entstehen Missverständnisse und ineffiziente Abläufe. 

• Zu viel Individualisierung: Übermäßige Anpassungen erhöhen Kosten, Komplexität und das Risiko von Problemen. 

• Unzureichende Qualitätssicherung: Fehlende Qualitätssicherung führt zu unerkannten Fehlern, die später hohe Kosten und Aufwand verursachen können. 

• Fehlendes Change-Management: Mitarbeiter müssen von Beginn an Board geholt werden um Ängste, Vorurteile und Abneigungen gegen das neue System vorzubeugen.  

Daher gilt: vorausschauende Planung, eine strategische Ressourcenverteilung, die Einbindung der Mitarbeiter und eine transparente Kommunikation entscheiden über den Erfolg.  

Ursachen im Detail 

Lücken im Pflichtenheft 

Besonders wichtig ist ein gut durchdachtes Pflichtenheft. Es müssen alle wichtigen Details und Anforderungen klar definiert sein. Denn unklare Anforderungen und fortlaufende Änderungen verzögern das Projekt und treiben die Kosten in unkalkulierbare Höhen. Daher ist bei einer ERP-Implementierung  eine klare Strategie der erste Schritt.  

Fehlende Veränderungsbereitschaft 

Es macht keinen Sinn ineffiziente Prozesse zu automatisieren. Es ist sinnvoller Prozesse zu überdenken und zu optimieren. Dadurch kommt es vielleicht zu veränderten Abläufen, die aber letztlich Vorteile bringen. Das Ziel dieser sorgfältigen Prozessanalyse ist es, bestehende Abläufe zu hinterfragen, Schwachstellen zu identifizieren und gezielte Verbesserungen vorzunehmen. Das ERP-System bietet hierbei zahlreiche Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren, zu standardisieren und effizienter zu gestalten. An diesen Punkt ist die Einbindung der Mitarbeiter bereits sinnvoll! Dadurch erreichen Sie:  

• Höhere Produktivitätssteigerung 

• Hohe Akzeptanz der Mitarbeiter 

• gesteigerter ROI (Return on Investment) 

• Automatisierungschancen 

Kulturwandel und Veränderungsbereitschaft als Erfolgsfaktor 

Oft wird eine ERP-Einführung oder Umstellung als rein technisches Projekt angesehen. Tatsächlich ist es jedoch ein Mix aus Technik- und Organisationsprojekt. Von besonderer Bedeutung ist hier ein gutes Change-Management, dass die Akzeptanz im Unternehmen erhöht. Dabei spielt die Unternehmensführung eine Schlüsselrolle, indem sie klare Ziele formuliert und den Wandel aktiv vorantreibt. Eine offene Haltung gegenüber neuen Prozessen und Methoden maximiert den Nutzen des neuen Systems. Mitarbeiter, müssen den Mehrwert des Systems erkennen, um Neuerungen positiv anzunehmen, dann tragen sie aktiv zum Erfolg des Projekts bei.  

Intransparenz und mangelnde Kontrolle  

Kontrolle geht nur bei ausreichender Transparenz. Eine klare Einsicht in den Projektstatus und regelmäßige Berichterstattung helfen Probleme frühzeitig zu identifizieren und somit durch ein frühes Eingreifen Budgetüberschreitungen und Verzögerungen vorzubeugen.  

Maßnahmen zur Sicherung von Transparenz und Kontrolle: 

• Regelmäßige Statusberichte 

• Projektmanagement Tools 

• Meilenstein-Reviews 

• Offene Kommunikationskultur 

• Objektive, externe Partner 

Überforderung der Organisation und fehlender Weitblick 

Mangelnde Ressourcen sowohl budgetär als auch personell führen schnell zu Überlastungen. Eine ausreichende Ressourcenplanung sichern das Gelingen des ERP-Projekts. Dabei ist eine enge Zusammenarbeit von verschiedenen Abteilungen nötig, was ein hohes Maß an Engagement und Koordination erfordert.  Zu berücksichtigen ist hierbei sich nicht nur auf kurzfristige Aufgaben zu konzentrieren, sondern immer auch die langfristigen strategischen Ziele im Fokus zu behalten. Es hat sich bewährt auf externe Partner und ein entsprechendes Consulting zu setzen.  

Mangelnde Mitarbeitermotivation und Unterstützung 

Ein ERP-Projekt erfordert nicht nur technisches Wissen und Ressourcen, sondern auch eine hohe Motivation der Mitarbeiter. Durch zusätzliche Arbeitsbelastung kann es zu Frustration und Demotivation bei den Mitarbeitern kommen, wenn keine angemessene Unterstützung bereitgestellt wird.  

• Bereits in der Planungsphase sollten Mitarbeiter in den Prozess integriert werden 

• Erfolge der Mitarbeiter im Projektverlauf sollten gezielt gewürdigt werden. 

• finanzielle Incentives für die Erreichung von Meilensteinen 

Unklare Verantwortlichkeiten und fehlende Dokumentation 

Eine umfassende Dokumentation über Aufgaben, Fortschritte und Zuständigkeiten sorgt für den nötigen Überblick. Auch eine klare Rollenverteilung sollte zu Beginn des Projekts sichergestellt werden.  Die Aufgaben sollten zwischen Personen und Abteilungen gut verteilt werden.  

• In einer RACI-Matrix sollte jede wichtige Aufgabe und Zuständigkeit dokumentiert sein. Das sorgt für Klarheit. 

• Zentrale Dokumentationsplattform (z.B. Sharepoint). 

• Langfristiger Wissenstransfer für die Weiterentwicklung des ERP-Systems. 

• Regelmäßige Aktualisierung der Dokumentation 

Maximale Individualisierung und deren Nachteile

Individualisierung kann sinnvoll sein, muss aber nicht! Natürlich ist es wichtig die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens zu berücksichtigen, doch eine übermäßige Individualisierung verkompliziert den Projektverlauf erheblich.  Denn Individualisierungen führen zu hohen Kosten und einer komplexen Struktur. Wenn jede Komponente an die bestehenden Strukturen angepasst wird, verliert das ERP-System oftmals die Flexibilität und die Vorteile standardisierter Prozesse. Darum sollte man nur notwendige Anpassungen vornehmen.  

TIPP: Microsoft Dynamics als ERP-System bietet Flexibilität und Anpassungsfähigkeit!  

• Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet als ERP-Grundlage eine hohe Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen. 

• Die Flexibilität der Lösung ermöglicht eine optimale Ausrichtung an spezifische Anforderungen. 

• Das System deckt sowohl aktuelle als auch zukünftige Unternehmensbedürfnisse ab. 

Unzureichende Qualitätssicherung und Testmanagement 

Ein gutes Testmanagement hilft Fehler frühzeitig zu erkennen und Ausfälle zu vermeiden. Es loht sich einen Testplan zu erstellen und alle wichtigen Aspekte des Systems zu überprüfen. Last- und Performance-Tests sowie Benutzertests müssen regelmäßig durchgeführt werden, damit das System stabil und fehlerfrei arbeitet.  

Fazit und Handlungsempfehlungen 

Ein erfolgreiches ERP-Projekt besteht nicht nur aus der Implementierung der richtigen Technologie, sondern erfordert viel Organisation.  

Mit unserer Expertise helfen wir bei der Umsetzung von der Beratung bis zum Support. Sie möchten jetzt herausfinden, wie Sie ein ERP-System einführen oder den Wechsel optimal gestalten? Kontaktieren Sie uns gerne!