Der teuerste Prozess in ERP-Systemen ist oft der, den man nicht sieht.

In den meisten Organisationen ist Ineffizienz nicht offensichtlich. Sie äußert sich nicht in Systemausfällen oder fehlgeschlagenen Implementierungen. Stattdessen existiert sie stillschweigend im alltäglichen Betrieb:

• Eine Tabellenkalkulation wird verwendet, weil der ERP-Bericht „nicht flexibel genug“ ist.

• Täglicher Export aus dem ERP-System nach Excel zur manuellen Anpassung.

• Ein Genehmigungsprozess, der per E-Mail statt über Workflow-Automatisierung abgewickelt wird.

• Ein Teammitglied, das die „Umgehungslösung“ kennt, wenn das System sich nicht wie erwartet verhält.

  
  

Diese Prozesse werden selten hinterfragt. Sie werden einfach hingenommen: „So arbeiten wir eben.“ Und genau das macht sie teuer. Denn in ERP-Umgebungen ist der kostspieligste Prozess nicht der, der am längsten dauert. Es ist derjenige, der Zeit in Anspruch nimmt, ohne dass seine Notwendigkeit hinterfragt wird.

Was sind ERP-Workarounds?

ERP-Workarounds sind manuelle Prozesse, die außerhalb des Systems erstellt werden, um funktionale Lücken, nicht aufeinander abgestimmte Prozesse oder organisatorische Veränderungen auszugleichen.

Gängige ERP-Workarounds sind:

• Exportieren von ERP-Daten nach Excel zur Weiterverarbeitung oder Berichterstellung.

• Manueller Abgleich zwischen mehreren Systemen.

• Genehmigungen per E-Mail statt strukturierter Arbeitsabläufe.

• Wiedereingabe von Daten in das ERP-System nach externer Manipulation.

• Pflege von Schatten-Tabellen zur operativen Nachverfolgung.

  
  

Im Laufe der Zeit entwickeln sich diese Behelfslösungen zu parallelen Ausführungssystemen. Dadurch entsteht eine Schattenebene außerhalb des ERP-Systems, auf der die eigentliche Arbeit oft stattfindet.

Warum ERP-Systeme allein nicht ausreichen

ERP-Systeme sind so konzipiert, dass sie:

• Zentralisierung der Unternehmensdaten.

• Geschäftsprozesse standardisieren.

• Transparenz und Kontrolle verbessern.

• Reduzierung von Duplikation und Fragmentierung.

  
  

In der Praxis arbeiten jedoch viele Organisationen mit einem Hybridmodell: ERP-System als Datenspeicherung + manuelle Ausführungsebene. Während das ERP-System die Daten verwaltet, findet die eigentliche operative Arbeit oft außerhalb des Systems statt. Diese Diskrepanz führt zu Ineffizienzen.

Die versteckten Kosten „kleiner“ manueller Aufgaben

Eine einzelne manuelle Aufgabe – wie beispielsweise ein 10- bis 15-minütiger Tagesbericht – mag unbedeutend erscheinen. In ERP-Prozessumgebungen entstehen die eigentlichen Kosten jedoch erst durch die Skalierung.

Wenn man die Zahlen über die gesamte Breite multipliziert:

• Mitarbeiter.

• Abteilungen.

• Geschäftsbereiche.

• Monate und Jahre.

  
  

Diese kleinen Aufgaben verursachen einen erheblichen operativen Mehraufwand.

Zu den versteckten Kosten gehören:

• Erhöhtes Risiko menschlicher Fehler.

• Verzögerte Berichterstattung und Entscheidungsfindung.

• Überarbeitung aufgrund inkonsistenter Daten.

• Abhängigkeit von bestimmten Personen.

• Verringerte Prüfbarkeit und Transparenz der Einhaltung von Vorschriften.

• Begrenzte Skalierbarkeit des Betriebs.

  
  

Einzeln betrachtet sind diese Kosten unsichtbar. Zusammengenommen führen sie zu strukturellen Ineffizienzen.

Das eigentliche Problem: Unhinterfragte Handarbeit

Nicht alle manuellen Tätigkeiten sind ineffizient. Bestimmte Prozesse erfordern menschliches Urteilsvermögen, insbesondere in den Bereichen Finanzen, Beschaffung und operative Abläufe. Viele sich wiederholende ERP-Aktivitäten hingegen nicht.

Zum Beispiel:

✅ Überprüfung einer Ausnahme in den Finanzdaten (erfordert Urteilsvermögen).

❌ Tägliches Kopieren von ERP-Daten in Excel (keine Entscheidungsfindung erforderlich).

Die Schlüsselfrage, die sich Organisationen stellen sollten, lautet: Warum führt überhaupt ein Mensch diesen Schritt aus? Diese Frage ist die Grundlage moderner ERP-Prozessautomatisierungsstrategien.

Warum ERP-Workarounds sich im Laufe der Zeit hartnäckig halten

Manuelle ERP-Behelfslösungen entstehen selten über Nacht. Sie entwickeln sich allmählich aus der betrieblichen Notwendigkeit heraus:

• Das ERP-System wird implementiert.

• Die Geschäftsanforderungen entwickeln sich weiter.

• Es entstehen Funktionslücken.

• Es werden Umgehungslösungen eingeführt.

• Workarounds werden standardisiert.

• Neue Mitarbeiter übernehmen sie als „Prozess“.

  
  

Irgendwann erreicht die Organisation einen Punkt, an dem die Umgehungslösung zum Prozess wird. Der Prozess wird zur Gewohnheit. Gewohnheiten prägen die Unternehmenskultur. Ab diesem Zeitpunkt wird die Beseitigung von Ineffizienzen deutlich schwieriger.

Die versteckte „Altprozesssteuer“

Jeder veraltete ERP-Prozess birgt versteckte Betriebskosten. Wir bezeichnen dies als die Altlastensteuer.

Es beinhaltet:

1. Arbeitskosten: Zeitaufwand für sich wiederholende manuelle Tätigkeiten.

2. Fehlerkosten: Durch manuelle Bearbeitung entstandene Fehler.

3. Verzögerungskosten: Langsamere Ausführungs- und Entscheidungszyklen.

4. Reduzierte Opportunitätskosten: Fokus auf strategische Arbeit.

5. Skalierbarkeitskosten: Prozesse, die bei erhöhtem Volumen versagen.

6. Wissensrisiko: Abhängigkeit von spezifischem Personen- oder Stammeswissen.

   
   

Diese Kosten sind in den Finanzberichten selten sichtbar – sie haben aber erhebliche Auswirkungen auf die betriebliche Effizienz.

Wie KI die ERP-Prozessautomatisierung verändert

Die traditionelle ERP-Automatisierung basiert auf Regeln: „Wenn X passiert, dann führe Y aus.“ Sie ist zwar für strukturierte Prozesse effektiv, hat aber Schwierigkeiten mit Ausnahmen und Variabilität. Künstliche Intelligenz führt eine neue Fähigkeit ein: Kontextbezogene Entscheidungsunterstützung und intelligente Automatisierung.

In ERP-Umgebungen kann KI Folgendes leisten:

• Anomalien in Transaktionen erkennen.

• Fehlende oder inkonsistente Daten identifizieren.

• Dokumente und Anfragen klassifizieren.

• Ausnahmen automatisch kennzeichnen.

• Operative Risiken vorhersagen.

• Empfehlen Sie die nächstbesten Maßnahmen.

  
  

Dies verlagert den Fokus von der statischen Automatisierung hin zur intelligenten Prozessorchestrierung im ERP-System.

Von der ERP-Automatisierung zur intelligenten Orchestrierung

Die Zukunft von ERP liegt nicht nur in der Automatisierung, sondern in der Orchestrierung. Ein modernes ERP-Ökosystem vereint: ERP + Automatisierung + KI + menschliche Entscheidungsfindung.

Traditioneller ERP-Prozess:

Manuelle Schritte → Genehmigungen per E-Mail → Datenwiederholung → Verzögerungen.

Automatisierter ERP-Prozess:

Workflow-Regeln → Strukturierte Genehmigungen → Reduzierter manueller Aufwand.

KI-gestützter ERP-Prozess:

KI wertet den Kontext aus → automatisiert Routinefälle → eskaliert Ausnahmen → Menschen konzentrieren sich auf Entscheidungen.

Ziel ist es nicht, menschliche Beteiligung auszuschließen. Es geht darum, unnötigen menschlichen Aufwand in vorhersehbaren Prozessen zu eliminieren.

Wo sich die Möglichkeiten der ERP-Automatisierung verbergen

Eines der stärksten Anzeichen für Ineffizienz ist ein wiederkehrendes Muster: Exportieren → Excel → Bearbeiten → E-Mail → Genehmigen → Erneute Eingabe in das ERP-System. Dieses Muster deutet auf einen fehlerhaften oder unvollständigen Prozessablauf hin.

Weitere Signale für die ERP-Automatisierung sind:

• Wiederholte Excel-basierte Berichterstattung.

• Manuelle Systemabstimmung.

• E-Mail-gesteuerte Genehmigungsketten.

• Doppelte Dateneingabe auf verschiedenen Plattformen.

• Schatten-Tabellenkalkulationen zur Nachverfolgung.

• Hohe Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern.

• Ausnahmeintensive Berichtszyklen.

  
  

Hierbei handelt es sich nicht nur um Ineffizienzen. Es handelt sich um wertvolle Automatisierungsmöglichkeiten im ERP-Bereich.

Rahmenkonzept zur Identifizierung von ERP-Automatisierungspotenzialen

Vor der Implementierung von Automatisierung sollten Organisationen ihre Prozesse anhand eines strukturierten Ansatzes evaluieren:

1. Häufigkeit:

Wie häufig findet dieser Prozess statt?

2. Band:

Um wie viele Transaktionen handelt es sich?

3. Manuelle Anstrengung:

Wie viel menschliches Eingreifen ist erforderlich?

4. Ausnahmerate:

Wie häufig muss der Prozess korrigiert oder eskaliert werden?

5. Auswirkungen auf das Geschäft:

Welche Auswirkungen haben Verzögerungen oder Fehler?

Dieses Rahmenwerk hilft dabei, Initiativen zur Automatisierung von ERP-Prozessen auf Basis von Wert und Machbarkeit zu priorisieren.

Ineffizienz nicht automatisieren

Ein entscheidender Grundsatz bei der ERP-Transformation: Automatisierung sollte Prozesse vereinfachen – nicht die Komplexität erhalten. Vor der Automatisierung sollten Unternehmen Folgendes beachten:

• Überflüssige Schritte eliminieren.

• Standardisierung von Ein- und Ausgaben.

• Ineffiziente Arbeitsabläufe neu gestalten.

  
  

Erst dann sollte Automatisierung eingesetzt werden. Andernfalls riskieren Unternehmen, Ineffizienz zu verstärken, anstatt sie zu beseitigen.

Was sollte in einem ERP-System zuerst automatisiert werden?

Kandidaten für die ERP-Automatisierung mit hoher Priorität:

• Prozesse mit hohem Transaktionsvolumen.

• Wiederkehrende Dateneingabeaufgaben.

• Regelbasierte Genehmigungen.

• Finanzielle Abstimmungsprozesse.

• Standardisierte Berichtsprozesse.

  
  

Prozesse, die anfänglich nicht automatisiert werden sollten:

• Schlecht definierte Arbeitsabläufe.

• Hochgradig variable, entscheidungsintensive Prozesse.

• Dateninkonsistente Umgebungen.

• Prozesse, die von subjektiven Urteilen abhängen.

  
  

Eine erfolgreiche ERP-Automatisierung beginnt mit Struktur, nicht mit Komplexität.

Die Perspektive der Führungsebene hat sich verändert.

Historisch gesehen konzentrierten sich Transformationsfragen auf die Technologie: „Wo können wir Automatisierungstools implementieren?“ Heute ist die relevantere Frage: „Wo erledigen Mitarbeiter Aufgaben, die eigentlich von Systemen übernommen werden sollten?“ Eine noch strategischere Frage lautet: „Welche ERP-Prozesse sind unsichtbar geworden, weil sie als normal gelten?“ Dies sind oft die wirkungsvollsten Transformationsmöglichkeiten.

Die wahren Kosten von ERP-Ineffizienz

Die meisten Organisationen erfassen:

• Software- und Lizenzkosten.

• Infrastruktur- und Cloud-Ausgaben.

• Personalbestand und operative Budgets.

• Beratungs- und Implementierungskosten.

  
  

Sie messen jedoch selten:

• Manuelle Excel-basierte Vorgänge.

• E-Mail-gesteuerte Genehmigungszyklen.

• Doppelte Dateneingabe in verschiedenen Systemen.

• Schattenmeldemechanismen.

• Informelle Umgehungsprozesse.

  
  

Einzeln betrachtet scheinen diese Kosten geringfügig. Zusammengenommen stellen sie jedoch eine beträchtliche versteckte Kostenstruktur dar.

Fazit: Der teuerste ERP-Prozess ist der unsichtbare.

Die digitale Transformation beginnt nicht immer mit neuen Systemen. Sie beginnt mit einer grundlegenden Frage: Warum wird dieser Prozess immer noch manuell durchgeführt?

Bevor Organisationen in zusätzliche Tools oder Plattformen investieren, sollten sie Folgendes beachten:

• Wiederholende manuelle Arbeit identifizieren.

• Unnötige Prozessschritte eliminieren.

• Verringerung der Abhängigkeit von menschlichen Eingriffen.

• ERP-Prozessautomatisierung strategisch einsetzen.

• Nutzen Sie KI für die Ausnahmebehandlung und Entscheidungsunterstützung.

  
  

Denn der teuerste Prozess in jeder ERP-Umgebung ist nicht der größte oder komplexeste. Es ist derjenige, der nicht mehr hinterfragt wird.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ERP-Prozessautomatisierung?

Die Automatisierung von ERP-Prozessen bezeichnet den Einsatz von Arbeitsabläufen, Regeln, Integrationen und KI, um den manuellen Aufwand in Unternehmensprozessen wie Finanzen, Beschaffung, Lieferkette und Berichtswesen zu reduzieren.

Warum gibt es manuelle Workarounds für ERP-Systeme?

Sie entstehen, wenn ERP-Systeme nicht vollständig mit den sich wandelnden Geschäftsanforderungen übereinstimmen, was die Benutzer dazu veranlasst, externe Prozesse wie Excel-Tracking und E-Mail-Genehmigungen zu erstellen.

Welche Beispiele gibt es für Automatisierungsmöglichkeiten im ERP-Bereich?

Rechnungsverarbeitung, Abstimmung, Genehmigung von Einkäufen, Automatisierung des Berichtswesens und Eliminierung der Dateneingabe sind gängige, wertvolle Optimierungsmöglichkeiten.

Wie verbessert KI die ERP-Automatisierung?

Künstliche Intelligenz verbessert die ERP-Automatisierung, indem sie Anomalien erkennt, Ausnahmen behandelt, Daten interpretiert und über regelbasierte Arbeitsabläufe hinausgehende Maßnahmen empfiehlt.

Sollte alles im ERP-System automatisiert werden?

Nein. Prozesse, die menschliches Urteilsvermögen, unklare Daten oder eine hohe Variabilität erfordern, sollten vor dem Einsatz von Automatisierung neu gestaltet werden.

Ersetzt KI ERP-Systeme?

Nein. KI ergänzt ERP-Systeme durch das Hinzufügen von Intelligenz- und Automatisierungsebenen, während ERP das System der Datenerfassung bleibt.