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Metadata Export für Microsoft Dynamics 365

Berichtsdaten direkt weiterverwenden, statt sie später aus PDFs auszulesen.

Wenn ein PDF für Folgeprozesse nicht ausreicht

Ein PDF eignet sich gut, um einen Bericht lesbar und nachvollziehbar zu archivieren. Die darin enthaltenen Informationen stehen anderen Systemen jedoch nicht automatisch als strukturierte Daten zur Verfügung. Werden Belegnummer, Kunde, Datum, Betrag oder andere Angaben später erneut benötigt, müssen sie aus dem Dokument ausgelesen, kopiert, umformatiert oder per OCR erfasst werden.

Metadata Export stellt die ausgewählten Informationen bereits beim Archivieren zusätzlich als XML-Datei bereit. Damit bleiben Bericht und Daten miteinander verbunden, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke: Das PDF ist für Anwender lesbar, während die XML-Datei von Systemen verarbeitet werden kann.

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Was sich im Tagesgeschäft verändert:

Daten müssen nicht erneut aus dem PDF übernommen werden

Ausgewählte Berichtsinformationen liegen bereits strukturiert vor. Manuelles Auslesen, Kopieren und Umformatieren können dadurch für diese Daten entfallen.

Der Export kann bei neuen Anforderungen angepasst werden

Felder, Zuordnungen und XML-Tags lassen sich ändern oder ergänzen. So kann die XML-Struktur an neue Anwendungen, Integrationen und Prozessanforderungen angepasst werden.

Die Datenstruktur richtet sich nach Ihren Anforderungen

Sie bestimmen, welche Felder exportiert werden, wie die XML-Tags heißen und welche Struktur nachgelagerte Systeme erhalten.

Folgeprozesse erhalten eine einheitliche Datenbasis

Die XML-Daten können in Workflows einfließen, in BI-Tools ausgewertet oder über Schnittstellen an andere Systeme übergeben werden.

So funktioniert Metadata Export:

Benötigte Berichtsdaten auswählen

Sie legen fest, welche Informationen aus den mit dem Bericht verknüpften Tabellen exportiert werden sollen.

XML-Struktur definieren

Die ausgewählten Felder werden den gewünschten XML-Tags zugeordnet. Dadurch entsteht eine Struktur, die zu Ihren bestehenden Abläufen und nachgelagerten Systemen passt.

PDF und XML gemeinsam archivieren

Beim Archivieren des Berichts wird zusätzlich zum PDF eine strukturierte XML-Datei mit den ausgewählten Informationen abgelegt. Beide Dateien werden gemeinsam in Microsoft Azure Storage archiviert.

Daten in Folgeprozessen nutzen

Die XML-Datei steht anschließend für Workflows, Auswertungen, BI-Tools, Schnittstellen, Drittsysteme oder spätere Migrationen zur Verfügung.

Warum reicht ein archiviertes PDF oft nicht aus?

Ein PDF ist sinnvoll, wenn ein Dokument lesbar und nachvollziehbar archiviert werden soll. Für die automatische Weiterverarbeitung ist es aber nur bedingt geeignet. Informationen wie Belegnummer, Kunde, Datum oder Betrag sind zwar im Dokument enthalten, können aber nicht ohne Weiteres von anderen Systemen genutzt werden. Genau hier setzt Metadata Export an. Die relevanten Berichtsdaten werden zusätzlich zum PDF als strukturierte XML-Datei gespeichert. Damit bleiben sie nicht nur sichtbar, sondern auch maschinenlesbar und direkt weiterverwendbar.

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Einzeln nutzbar. Flexible kombinierbar.

Metadata Export, Drag & Drop oder Document Archiving können entweder einzeln eingesetzt oder flexibel miteinander kombiniert werden.

So entsteht eine Archivierungslösung, die sich an Ihre Anforderungen anpasst, Ihre täglichen Abläufe beschleunigt und jederzeit nachvollziehbar bleibt.

Metadata Export

Strukturierte, maschinenlesbare Daten für heute und morgen

Parallel zum PDF erzeugt Metadata Export eine strukturierte XML-Datei mit den relevanten Berichtsinformationen und archiviert beides im Microsoft Azure Storage. So stehen die Inhalte zugleich als visuelles Dokument für Anwender und als maschinenlesbare Datenbasis für Schnittstellen, Workflows, Auswertungen und Drittsysteme bereit. + PDF und maschinenlesbare Daten sind gemeinsam verfügbar + Dokumente und Daten gemeinsam verfügbar + Einfache Anbindung von Drittsystemen + Unterstützung von BI-, Reporting- und Analytics-Lösungen + Basis für Workflow- oder Prozessautomatisierung + Höhere Datenqualität und bessere Verarbeitung + Ideale Basis für Data Warehouse-, KI- und Integrationsprojekte

Drag & Drop

Schnell und einfach direkt ins Archiv

Dateien wie E-Mail-Korrespondenzen, PDFs oder externe Dokumente können direkt in das jeweilige Formular in Dynamics 365 F&SCM gezogen werden. Die Archivierung erfolgt automatisch im Microsoft Azure Storage. + Hohe Akzeptanz bei Anwendern dank einfacher und intuitiver Bedienung + Schnelle Archivierung zusätzlicher Dokumente + Vollständige Dokumentation aller geschäftsrelevanten Unterlagen + Zentrale Speicherung auch für externe Dokumente + Reduzierter Suchaufwand + Erhöhte Transparenz + Erweitert die automatische Archivierung um manuelle Dokumentquellen

Document Archiving

Sicher, zentral und jederzeit verfügbar

Mit Document Archiving werden unterstützte Berichte, wie Verkaufsrechnungen, automatisch als PDF erstellt und sicher in Azure Blob Storage abgelegt. Die Lösung ist nahtlos in Microsoft Dynamics 365 integriert und läuft automatisiert im Hintergrund. reduziert manuellen Aufwand und bietet ein zentrales, skalierbares Archiv. + Reduzierter manueller Archivierungsaufwand + Zentrale und sichere Dokumentenspeicherung + Unterstützung revisionssicherer Archivierungsprozesse + Schnellere Verfügbarkeit von Dokumenten + Grundlage für weitere Cloud- und Automatisierungsprozesse + Nutzung bestehender Azure-Infrastruktur

Unsere Produkte erweitern Microsoft Dynamics 365 um zusätzliche Funktionen. Sie ist von Microsoft zertifiziert und direkt im Microsoft Marketplace erhältlich.

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Prüfen Sie, welche Berichtsdaten später noch gebraucht werden

Gemeinsam klären wir, welche Informationen aus Ihren Berichten für Auswertungen, Workflows, Schnittstellen, Migrationen oder andere Folgeprozesse relevant sind. Anschließend kann die XML-Struktur so definiert werden, dass sie zu Ihren vorhandenen Abläufen und Systemanforderungen passt.

Metadata Export besprechen

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