Wenn Benutzer keine Dokumente mehr hochladen, verliert Ihr ERP an Wert
- sabineknoll3
- vor 6 Tagen
- 4 Min. Lesezeit
Unternehmen investieren viel in ERP-Systeme, um eine bessere Kontrolle, Compliance und Transparenz in ihren Abläufen zu erreichen. Plattformen wie Microsoft Dynamics 365 wurden mit dem Ziel entwickelt, zentralisierte Systeme und eine einzige Quelle für Finanz-, Beschaffungs- und Betriebsfunktionen bereitzustellen. Es gibt jedoch ein grundlegendes Problem, das die Effektivität von ERP-Systemen langsam untergräbt.
Benutzer laden keine Dokumente mehr in ihre ERP-Systeme hoch. Nicht, weil sie sich der Bedeutung dieser Aufgabe nicht bewusst wären. Sondern weil der Prozess einfach zu umständlich ist. Also wählen sie den einfachen Weg und entscheiden sich für schnellere Alternativen. Damit beginnen die Dokumente außerhalb der ERP-Systeme zu existieren.
Die versteckte Kluft zwischen ERP-Design und täglicher Arbeit
Geschäftsprozesse werden in ERP-Systemen gestaltet. Mitarbeiter arbeiten mit Dokumenten unter Verwendung verschiedener Anwendungen wie:
E-Mails mit Anhängen
Gemeinsam genutzte Laufwerke und Ordner
Lokale Computerordner
Messaging-Anwendungen
Datei-Explorer und Browser
Aus idealistischer Sicht muss jedes einzelne Dokument im ERP-System gespeichert sein.
In der betrieblichen Realität könnte der Prozess jedoch wie folgt aussehen:
E-Mail-Anhang empfangen
Datei heruntergeladen
Auf das ERP-System zugegriffen
Nach der zugehörigen Transaktion gesucht
Dokument hochgeladen
Datei umbenannt oder kategorisiert
Auf den ersten Blick mag der Prozess einfach erscheinen. Wenn Mitarbeiter denselben Prozess jedoch täglich dutzende Male ausführen, können die zusätzlichen Schritte lästig werden. Mit zunehmender Reibung finden Mitarbeiter oft Wege, das System zu umgehen.
Der einfachste Weg, das System zu umgehen? Sie hören ganz auf, Dokumente hochzuladen.
Die tatsächlichen Kosten fehlender Dokumente im ERP-System
Wenn Dokumente nicht im ERP-System gespeichert werden, verlieren Unternehmen viele der Vorteile, die sie sich von der Einführung ihres ERP-Systems erhofft hatten.
Verlust des Transaktionskontexts
Rechnungen, Bestellungen, Verträge und Genehmigungen sind nicht mehr mit den Transaktionen verknüpft, auf die sie sich beziehen.
Unzureichende Prüfpfade
Bei Audit- und Compliance-Prozessen sind Dokumente oft über E-Mails, Laufwerke und/oder persönliche Ordner verteilt.
Mangelhafte Zusammenarbeit im Team
Die Mitarbeiter sind nicht in der Lage, relevante Dokumente zu bestimmten Datensätzen im ERP-System zu finden.
Misstrauen gegenüber dem ERP
Wenn Mitarbeiter wissen, dass Dokumente möglicherweise nicht im ERP-System vorhanden sind, vertrauen sie dem ERP nicht mehr als einzige Quelle der Wahrheit.
Letztendlich wird das ERP als Aufzeichnungssystem, aber nicht als Arbeitssystem genutzt.
Warum viele ERP-Dokumentenmanagementstrategien scheitern
Die meisten ERP-Implementierungsprojekte legen großen Wert auf:
Prozesskonfiguration
Datenmigration
Berichterstellung und Analyse
Systemintegrationen
Andererseits scheinen das Nutzerverhalten und die Einfachheit der Arbeitsabläufe nicht genügend Beachtung zu finden. Wenn das Speichern eines Dokuments zu viele Schritte erfordert, werden die Menschen Wege finden, dies schneller zu erledigen. Dies bedeutet, dass es sich nicht um ein Problem der Schulung oder der Technologieeinführung handelt.
Es könnte sich um ein Problem des Arbeitsablaufs handeln. Wenn ein System nicht zum natürlichen Arbeitsablauf passt, finden die Mitarbeiter Wege, es zu umgehen.
Je einfacher der Workflow, desto höher die ERP-Akzeptanz
Für Unternehmen, die bei der Einführung von ERP erfolgreich waren, liegt der Fokus stets auf der Vereinfachung des Workflows durch die Reduzierung des Aufwands für die Speicherung und den Abruf von Dokumenten.
Die neue ERP-Umgebung unterstützt zunehmend:
Kontextbasierte Dokumentenspeicherung in Transaktionen
Automatische Zuordnung von Dokumenten zu Datensätzen
Integration von E-Mails in das ERP-System
Schnellere und einfachere Dokumentenarchivierung
Das Ziel ist ganz einfach: „Das Richtige leicht machen, das Falsche schwer machen.“
Wenn die Speicherung eines Dokuments vereinfacht wird, werden die Mitarbeiter das System ganz natürlich nutzen. Und wenn die Dokumente im ERP-System gespeichert werden, ergeben sich folgende Vorteile:
Rückverfolgbarkeit
Compliance
Zusammenarbeit
Kontextbezogene Daten
Eine Frage, die sich jeder ERP-Verantwortliche stellen sollte
Anstatt zu fragen: „Haben wir ein Dokumentenmanagementsystem?“
ist eine wichtigere Frage: Wie viele Klicks sind erforderlich, um ein Dokument in unserem ERP zu speichern? Denn jeder zusätzliche Schritt erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Benutzer das Dokument an einem anderen Ort speichern.
Und sobald Dokumente außerhalb des Systems gespeichert werden, verliert das ERP nach und nach eine seiner wichtigsten Stärken: kontextbezogene Informationen, die mit Transaktionen verbunden sind.
Eine schnelle Selbstüberprüfung für Ihren Dokumenten-Workflow
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie effizient Ihr Dokumenten-Workflow wirklich ist, kann eine einfache Bewertung Aufschluss darüber geben, wo es Reibungspunkte gibt.
Wir haben eine kurze Checkliste zur Effizienz des Dokumenten-Workflows erstellt, um Unternehmen dabei zu helfen, die Handhabung von Dokumenten in ihren ERP-Systemen zu bewerten. Die Checkliste bewertet Fragen wie:
Können Benutzer Dokumente direkt per Drag & Drop in das ERP-System ziehen, ohne durch mehrere Bildschirme navigieren zu müssen?
Gehen Sie die Checkliste durch und sehen Sie, wie viele Punkte Ihr aktuelles System erfüllt.
Oftmals zeigt diese schnelle Bewertung, wo unnötige Schritte und manuelle Prozesse die Einführung verlangsamen. In vielen modernen ERP-Umgebungen – darunter Plattformen wie Microsoft Dynamics 365 – können einfachere Ansätze wie die Archivierung von Dokumenten per Drag-and-Drop den Aufwand für die Benutzer erheblich reduzieren und die Konsistenz verbessern.
Manchmal beginnt die Verbesserung der ERP-Einführung mit etwas Einfachem:
Es wird den Benutzern erleichtert, das Richtige zu tun – beispielsweise Dokumente mit einem einzigen Drag & Drop zu speichern.
Abschließende Gedanken
Der Erfolg eines ERP-Systems wird nicht an seiner Implementierung gemessen. Der Erfolg eines ERP-Systems wird an seiner täglichen Nutzung gemessen.
Wenn Dokumenten-Workflows unter Berücksichtigung des tatsächlichen Nutzerverhaltens gestaltet werden, sind ERP-Systeme nicht mehr nur Datenbanken, sondern operative Systeme, die täglich genutzt werden.
Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, die Dokumentenverwaltung zu vereinfachen und die Benutzerfreundlichkeit von ERP-Systemen zu verbessern, kann Everware Ihnen dabei helfen, effektive Lösungen zu entwickeln, wie z. B. die Archivierung von Dokumenten per Drag & Drop, die alltägliche Prozesse wie die Dokumentenspeicherung in Systemen wie Microsoft Dynamics 365 einfach und effizient machen.
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