ERP-Projektmanagement neu gedacht – praxisnah, effizient, erfolgreich.

Entscheidend für den Erfolg eines ERP-Projektes ist ein strukturiertes und methodisches Vorgehen.  Stellen Sie sich vor, Sie als Unternehmen investieren Millionen in ihr ERP-System und dann läuft es nicht reibungslos, und Sie erleiden zusätzliche Kosten.  Kann das sein? Ja das kann es und kommt sehr oft vor, denn der bloße Kauf eines ERP- Systems garantiert noch keinen Erfolg. Entscheidend ist ein professionelles Projektmanagement, das alle Beteiligten zusammenbringt, Risiken minimiert und die Geschäftsprozesse optimal abbildet. 

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen detaillierten Leitfaden an die Hand, wie ERP-Projekte erfolgreich gemanagt werden können, welche Schritte essenziell sind und wie ein erfahrener Partner wie Everware Consulting Sie dabei unterstützt. 

Was passiert beim ERP-Projektmanagement? 

ERP-Projektmanagement bezeichnet die Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle aller Aktivitäten, die notwendig sind, um ein ERP-System erfolgreich in einem Unternehmen einzuführen oder zu optimieren. Ziel ist es, die Geschäftsprozesse effizient abzubilden, Kosten zu kontrollieren und die Einführung innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens und Budgets umzusetzen. Und hier liegt schon der erste Knackpunkt. Nur wenn die Prozesse optimal abgebildet werden und auch optimiert entfaltet das ERP seine Wirkung. Schlechte Prozesse bleiben auch im ERP schlecht.  

Anders als bei klassischen IT-Projekten geht es bei ERP-Projekten nicht nur um technische Implementierung, sondern um Change-Management, Prozessanalyse und Organisationsentwicklung. Ein ERP-System verändert die Art und Weise, wie ein Unternehmen arbeitet – und genau hier liegt die größte Herausforderung. 

Wichtige Erfolgsfaktoren im ERP-Projektmanagement 

Ein erfolgreiches ERP-Projekt hängt von mehreren Faktoren ab: 

1. Klare Zieldefinition und Scope Management  Bevor ein Projekt überhaupt startet, müssen die Ziele klar definiert werden: Welche Prozesse sollen abgebildet werden? Welche Erwartungen hat die Geschäftsleitung? Ohne klare Ziele entstehen Scope Creep und steigende Kosten.  Wir gehen hier sogar bereits den Schritt erste Lösungsvorschläge einzuarbeiten, wie man bestimmte Probleme lösen oder Prozesse beschleunigen kann.   

2. Top-Management-Unterstützung ERP-Projekte betreffen alle Bereiche eines Unternehmens. Eine aktive Unterstützung der Geschäftsleitung ist entscheidend, um Ressourcen freizustellen und schnelle Entscheidungen zu ermöglichen.  

3. Engagiertes Projektteam  Ein multidisziplinäres Team aus IT, Fachbereichen und externen Beratern bildet das Rückgrat eines ERP-Projekts. Kommunikation und Rollenklärung sind hier essenziell.  

4. Change Management Mitarbeiter müssen verstehen, warum Veränderungen notwendig sind, und aktiv in die Einführung eingebunden werden. Schulungen, Workshops und transparente Kommunikation sind Pflicht.  

5. Realistische Zeit- und Budgetplanung Unrealistische Erwartungen führen zu Stress, Verzögerungen und Frustration. Erfahrung aus vielen Projekten zeigt: Eine realistische Planung ist besser als schnelle Implementierungen auf Kosten der Qualität. Holen Sie hier auch unbedingt frühzeitig Ihre Finanzabteilung mit an Board! Diese sollte während des gesamten Projektes miteinbezogen werden, nicht nur am Beginn nur Budgetfreigabe.  

Die typischen Schritte eines ERP-Projekts 

ERP-Projekte durchlaufen in der Regel mehrere Phasen.  

1. Analyse & Bedarfsdefinition 

Diese Phase ist das Fundament des gesamten ERP-Projekts. Ziel ist es, ein klares Verständnis der bestehenden Geschäftsprozesse zu gewinnen und die Anforderungen an das neue System zu definieren. 

• Ist-Analyse der Geschäftsprozesse: Welche Prozesse laufen wie ab? Wo gibt es Ineffizienzen? 

• Soll-Prozesse definieren: Wie sollen die Prozesse nach der ERP-Einführung aussehen? 

• Anforderungsdokumentation: Erstellung eines Pflichtenhefts, das alle Anforderungen des Unternehmens abbildet. 

Best Practices: 

• Workshops mit Fachabteilungen durchführen. 

• Prozesse visuell mit BPMN oder Prozesslandkarten darstellen. 

• Frühzeitig Stakeholder einbinden, um spätere Änderungswünsche zu vermeiden. 

  
  

2. Auswahl & Vorbereitung 

Nachdem klar ist, was das Unternehmen benötigt, folgt die Auswahl der passenden ERP-Lösung und die Vorbereitung des Projekts. 

• Marktanalyse & Shortlist: Vergleich verschiedener ERP-Systeme hinsichtlich Funktionalität, Skalierbarkeit und Kosten. 

• Systemauswahl: Welches ERP-System passt am besten zu den Unternehmenszielen? 

• Projektorganisation: Festlegung von Rollen, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswegen. 

• Risikoplanung: Identifikation möglicher Stolpersteine und Erstellung eines Risikomanagementplans. 

Best Practices: 

• Entscheidung nicht nur nach Lizenzkosten treffen – Total Cost of Ownership (TCO) berücksichtigen. 

• Von Beginn an klare Kommunikationswege festlegen. 

• Projekt- und Change-Management parallel planen. 

3. Implementierung & Konfiguration 

In dieser Phase wird das ERP-System auf die definierten Geschäftsprozesse zugeschnitten. Sie ist meist die arbeitsintensivste Phase des Projekts. 

• Systemkonfiguration: Anpassung des ERP-Systems an die definierten Geschäftsprozesse. 

• Datenmigration: Übernahme von Stammdaten, Bestandsdaten und historischen Informationen. 

• Integration: Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie CRM, Lagerverwaltung oder Finanzbuchhaltung einrichten. 

Best Practices: 

• Iterative Vorgehensweise mit Prototypen („Fit-to-Standard“-Ansatz). 

• Datenmigration mehrfach testen. 

• Transparente Kommunikation zwischen Fachabteilung und IT sicherstellen. 

4. Testphase 

Bevor das System live geht, wird es intensiv getestet. Ziel ist, sicherzustellen, dass es technisch stabil läuft und die Anforderungen erfüllt. 

• Unit-Tests: Prüfung einzelner Module auf korrekte Funktion. 

• Integrationstests: Sicherstellen, dass alle Module reibungslos zusammenarbeiten. 

• Abnahmetests: Das Fachteam prüft, ob das System die Anforderungen erfüllt. 

Best Practices: 

• Realistische Testdaten verwenden. 

• Testfälle aus den realen Geschäftsprozessen ableiten. 

• Ergebnisse dokumentieren und Lessons Learned festhalten. 

 

5. Go-Live,  Schulung & Change Management 

Jetzt wird das ERP-System produktiv geschaltet – einer der kritischsten Momente im Projekt. Eine gute Vorbereitung ist hier entscheidend. 

• Go-Live-Planung: Detaillierter Ablaufplan für die Produktivsetzung. 

• Schulungen: Anwendertraining für alle relevanten Mitarbeiter. 

• Support-Plan: Begleitung der Anwender in den ersten Wochen nach Go-Live. 

• Change Management: frühzeitige Integration der Mitarbeiter, Feedback einholen.  

Best Practices: 

• Go-Live an einem Wochenende oder Feiertag planen, um den Produktivbetrieb zu schützen. 

• Klare Eskalationswege im Support-Team definieren. 

• Nach Go-Live tägliche Feedback-Meetings durchführen. 

6. Optimierung & kontinuierliche Verbesserung 

Nach dem Go-Live ist das Projekt nicht beendet – im Gegenteil: Jetzt beginnt die Phase, in der das System in den Alltag integriert und optimiert wird. 

• Monitoring: Überwachung der Systemleistung und der Prozessqualität. 

• Anpassungen: Optimierung nach ersten Erfahrungen. Ein ERP-Projekt endet nicht nach der Implementation.  

• Lessons Learned: Dokumentation von Erfolgen und Herausforderungen für zukünftige Projekte. 

Best Practices: 

• Regelmäßige Systemreviews (z. B. alle 6–12 Monate). 

• Nutzerfeedback aktiv einholen. 

• Updates und neue Features kontinuierlich evaluieren. 

Wie ein Partner das ERP-Projektmanagement unterstützt 

Ein erfahrener Partner wie Everware Consulting kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Projekt und einem teuren, langwierigen Problemprojekt ausmachen. Wir bringen folgende Vorteile ein: 

• Erfahrung und Best Practices: Wir haben zahlreiche ERP-Projekte in unterschiedlichen Branchen begleitet und kennen typische Fallstricke. 

• Methodische Projektplanung: Von der Analyse bis zum Go-Live arbeiten wir nach bewährten Projektmanagement-Standards. 

• Risikominimierung: Durch proaktives Risikomanagement und frühzeitige Problemerkennung schützen wir Ihr Budget und Ihre Zeitpläne. 

• Change Management Expertise: Wir begleiten Ihre Mitarbeiter aktiv, damit die Akzeptanz für das neue System steigt. 

• Objektive Beratung: Als externer Partner können wir kritische Fragen stellen und unabhängige Empfehlungen geben. 

Fazit: ERP-Projektmanagement ist mehr als nur IT 

ERP-Projektmanagement ist eine Kombination aus Prozessanalyse, Change-Management, technischer Implementierung und methodischer Planung. Erfolg hängt von klaren Zielen, einem engagierten Team, realistischer Planung und einem erfahrenen Partner ab. 

Bei Everware Consulting unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre ERP-Projekte strukturiert, effizient und nachhaltig umzusetzen. Unser Ziel ist es, dass Ihr ERP-System nicht nur eingeführt, sondern gelebt wird – und Ihr Unternehmen damit langfristig erfolgreicher wird. 

Starten wir jetzt!