ERP Gesamtkosten: Die versteckten Kosten, von denen kein Anbieter spricht!

Sie kaufen keine ERP-Software. Sie investieren in eine Geschäftsplattform!

Eines der größten Missverständnisse bei ERP-Projekten ist die Annahme, die Softwarelizenz sei der größte Kostenfaktor. Tatsächlich ist die Software selbst oft nur ein Bestandteil der Gesamtkosten. Viele Unternehmen vergleichen ERP-Anbieter anhand der Abonnementpreise, nur um Monate später festzustellen, dass Implementierung, Anpassung, Schulung, Integrationen und laufender Support die Gesamtkosten erheblich erhöhen.

Deshalb ist es unerlässlich, die Gesamtbetriebskosten (TCO) Ihres ERP-Systems zu verstehen, bevor Sie eine Investitionsentscheidung treffen. Ein niedrigerer Softwarepreis führt nicht zwangsläufig zu geringeren Gesamtkosten.

Was sind die Gesamtbetriebskosten (TCO) eines ERP-Systems?

Die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) eines ERP-Systems umfassen alle Kosten für Besitz, Implementierung, Betrieb und Wartung während des gesamten Lebenszyklus. Sie beinhalten weit mehr als nur Softwarelizenzen. Ein realistisches ERP-Budget sollte Folgendes berücksichtigen:

• Software-Abonnements

• Implementierungsdienste

• Datenmigration

• Anpassungen

• Systemintegrationen

• Anwenderschulung

• Unterstützung und Wartung

• Infrastruktur (falls zutreffend)

• Zukünftige Upgrades

• Interne Projektressourcen

Die Betrachtung des Gesamtbildes hilft Unternehmen, fundierte Investitionsentscheidungen zu treffen, anstatt sich nur auf den anfänglichen Kaufpreis zu konzentrieren.

Warum Lizenzkosten nur die halbe Wahrheit erzählen

Stellen Sie sich zwei ERP-Anbieter vor.

• Anbieter A verlangt weniger für Software.

• Anbieter B verlangt etwas mehr.

Auf den ersten Blick erscheint Anbieter A die naheliegende Wahl. Nach der Implementierung verlangt Anbieter A jedoch Folgendes:

• Umfangreiche kundenspezifische Entwicklung

• Reporting-Tools von Drittanbietern

• Zusätzliche Integrationssoftware

• Manuelle Umgehungslösungen

• Häufige Beratung durch einen Berater

Anbieter B hingegen integriert viele dieser Funktionen in seine Plattform. Über einen Zeitraum von fünf Jahren kann Anbieter B sogar kostengünstiger sein. Aus diesem Grund bewerten erfahrene Unternehmen die Gesamtleistung.

Gesamtbetriebskosten, nicht nur Lizenzkosten.

10 versteckte ERP-Kosten, über die Anbieter selten sprechen

1. Datenmigration

Die Übertragung jahrelanger Geschäftsdaten in ein neues ERP-System ist selten ein einfacher Import. Unternehmen müssen häufig Folgendes beachten:

• Bereinigen Sie doppelte Datensätze

• Standardisierung der Stammdaten

• Entfernen Sie veraltete Informationen.

• migrierte Daten validieren

Mangelhafte Datenqualität kann Projekte verzögern und die Berichterstattung nach der Inbetriebnahme beeinträchtigen.

2. Prozessneugestaltung

Moderne ERP-Systeme erfordern häufig, dass Unternehmen ihre bestehenden Arbeitsabläufe überdenken. Anstatt ineffiziente manuelle Prozesse zu replizieren, sollten sie diese optimieren. Diese Investition verbessert die langfristige Effizienz, erfordert jedoch Zeit und Planung.

3. Mitarbeiterschulung

Selbst das beste ERP-System bringt wenig, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie man es benutzt.

Die Schulung sollte Folgendes umfassen:

• Rollenbasiertes Lernen

• Praxisorientierte Workshops

• Benutzerdokumentation

• Unterstützung nach der Inbetriebnahme

Die Akzeptanz durch die Nutzer ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für ERP-Systeme.

4. Anpassungen

Viele Unternehmen unterschätzen, wie teuer kundenspezifische Entwicklungen werden können.

Jede Anpassung kann Auswirkungen haben:

• Zukünftige Upgrades

• Testen

• Unterstützung

• Wartung

Unternehmen sollten nach Möglichkeit immer auf Standardfunktionen von ERP-Systemen zurückgreifen, bevor sie kundenspezifische Funktionen entwickeln.

5. Integrationen

Heutige ERP-Systeme arbeiten selten allein.

Unternehmen verbinden ERP häufig mit:

• CRM

• Lohnabrechnung

• E-Commerce-Plattformen

• Versanddienstleister

• Bankensysteme

• Business-Intelligence-Tools

Jede Integration verursacht zusätzliche Implementierungs- und Wartungskosten.

6. Berichterstattung und Analyse

Viele Unternehmen exportieren auch nach der ERP-Implementierung weiterhin Daten nach Excel.

Dadurch entsteht:

• Manuelle Berichterstattung

• Doppelte Anstrengung

• Uneinheitliche Zahlen

Die Investition in moderne Reporting-Tools wie Power BI trägt zur Verbesserung der Transparenz bei und reduziert gleichzeitig den manuellen Aufwand.

7. Testen

Die Bedeutung von Tests wird häufig unterschätzt. Umfassende ERP-Tests sollten Folgendes beinhalten:

• Funktionstests

• Integrationstests

• Benutzerakzeptanztest (UAT)

• Leistungstests

• Regressionstests

Das Auslassen dieser Aktivitäten führt oft zu höheren Kosten nach der Inbetriebnahme.

8. Interne Projektzeit

Die ERP-Implementierung erfordert ein erhebliches Engagement interner Teams. Die Mitarbeiter beteiligen sich an folgenden Aufgaben:

• Workshops

• Prozessüberprüfungen

• Testen

• Ausbildung

• Entscheidungsfindung

Ihr Zeitaufwand stellt einen realen Kostenfaktor dar, der in das Projektbudget einbezogen werden sollte.

9. Laufende Optimierung

Die ERP-Implementierung ist nicht das Ziel. Organisationen verbessern sich kontinuierlich:

• Arbeitsabläufe

• Berichterstattung

• Automatisierung

• Sicherheit

• Benutzererfahrung

Kontinuierliche Optimierung trägt dazu bei, den langfristigen Wert zu maximieren.

10. Opportunitätskosten

Die wohl größten versteckten Kosten entstehen durch die Verzögerung der Modernisierung. Manuelle Prozesse führen oft zu Folgendem:

• Langsamere Entscheidungsfindung

• Doppelte Arbeit

• Inventurfehler

• Verpasste Verkaufschancen

• Verringerte Produktivität

Je länger Unternehmen warten, desto mehr dieser versteckten Kosten häufen sich an.

Wie Cloud-ERP die Kostengleichung verändert

Cloud-ERP-Plattformen reduzieren viele traditionelle Besitzkosten. Unternehmen profitieren von:

• Automatische Updates

• Niedrigere Infrastrukturkosten

• Verbesserte Sicherheit

• Eingebaute Skalierbarkeit

• Reduzierte Hardwareinvestitionen

• Schnellere Bereitstellung

Statt Server zu warten, können sich Unternehmen auf die Verbesserung ihrer Abläufe konzentrieren.

Warum Microsoft Dynamics 365 langfristig niedrigere Gesamtbetriebskosten bietet

Microsoft Dynamics 365 wurde entwickelt, um Unternehmen durch eine integrierte Cloud-Plattform dabei zu helfen, die langfristigen Besitzkosten zu senken.

Dynamics 365 Business Central

Ideal für kleine und mittlere Unternehmen.

Bietet:

• Finanzen

• Verkäufe

• Einkauf

• Inventar

• Projekte

• Berichterstattung

• Lieferkette

innerhalb eines zusammenhängenden Systems.

Dynamics 365 Finanz- und Lieferkettenmanagement

Konzipiert für größere Organisationen, die Folgendes benötigen:

• Fortschrittliche Fertigung

• Globale Finanzen

• Lagerverwaltung

• Beschaffung

• Bedarfsplanung

• Automatisierung

Da diese Funktionen in die Plattform integriert sind, benötigen Unternehmen im Laufe der Zeit oft weniger voneinander getrennte Systeme.

Versteckte Kosten reduzieren, bevor sie entstehen

Bei einem erfolgreichen ERP-Projekt geht es nicht darum, Kosten zu sparen, sondern darum, Zeit sinnvoll zu nutzen. Unternehmen können die Gesamtbetriebskosten senken, indem sie:

• Standardisierung von Geschäftsprozessen

• Minimierung unnötiger Anpassungen

• Investitionen in die Nutzerakzeptanz

• Integrationen frühzeitig planen

• Datenbereinigung vor der Migration

• Auswahl eines erfahrenen Implementierungspartners

Durch diese Entscheidungen lassen sich im gesamten ERP-Lebenszyklus erhebliche Zeit und Kosten sparen.

Wie Everware Unternehmen dabei hilft, den ROI ihres ERP-Systems zu maximieren

Bei Everware unterstützen wir Unternehmen bei der Implementierung von Microsoft Dynamics 365 mit Fokus auf langfristigen Nutzen, nicht nur auf einen erfolgreichen Go-Live.

Unsere Expertise umfasst:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central

• Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management (FSCM)

• ERP-Implementierung und -Optimierung

• Geschäftsprozessberatung

• Power BI-Berichterstellung

• Workflow-Automatisierung

• Lösung für Abhängigkeiten im Batch-Framework

• Dokumentenarchivierung

• E-Commerce-Integration

Unser Ziel ist es, Unternehmen dabei zu helfen, die Komplexität zu reduzieren, die Akzeptanz zu verbessern und den Return on Investment ihrer ERP-Systeme zu maximieren.

Häufig gestellte Fragen

• Wie hoch sind die Gesamtbetriebskosten (TCO) eines ERP-Systems?

Die Gesamtbetriebskosten eines ERP-Systems umfassen alle Kosten, die mit der Implementierung, dem Betrieb, der Unterstützung und der Wartung eines ERP-Systems während seines gesamten Lebenszyklus verbunden sind – nicht nur die Softwarelizenzen.

• Was sind die größten versteckten Kosten eines ERP-Systems?

Bei vielen Organisationen zählen die Nutzerakzeptanz, Anpassungen, Datenmigration und der interne Projektaufwand zu den am meisten unterschätzten Kosten.

• Ist Cloud-ERP günstiger als On-Premises-ERP?

Cloud-ERP reduziert häufig die Kosten für Infrastruktur, Wartung und Upgrades und bietet gleichzeitig automatische Updates und verbesserte Skalierbarkeit.

• Wie können Unternehmen die Kosten für die ERP-Implementierung senken?

Unternehmen können Kosten senken, indem sie Anpassungen minimieren, die Datenqualität verbessern, in Benutzerschulungen investieren und mit einem erfahrenen Microsoft Dynamics 365-Implementierungspartner zusammenarbeiten.

Schlussbetrachtung

ERP ist eine der wichtigsten Technologieinvestitionen, die ein Unternehmen tätigen kann – aber gleichzeitig eine der am meisten missverstandenen Investitionen in Bezug auf die Kosten.

Die eigentliche Frage lautet nicht: „Was kostet die Software?“ , sondern: „Was kostet es, dieses ERP-System in den nächsten fünf bis zehn Jahren zu besitzen, zu betreiben und damit zu wachsen?“ Unternehmen, die die Gesamtbetriebskosten anstelle des Anschaffungspreises bewerten , sind besser beraten.